Besluitvorming

Gedurende de besluitvorming van het generieke proces wordt een besluit genomen over het al dan niet realiseren van het voorstel om de standaard te wijzigen. Onderstaand figuur toont de besluitvorming rondom een wijzigingsverzoek:

3.1 Bestuderen wijzigingsverzoek

De Autorisator bestudeert het wijzigingsverzoek, inclusief het voorstel dat naar aanleiding van de analyse door de Functioneel Beheerder beschikbaar is gesteld in het wijzigingsbeheersysteem.

3.2 Vaststellen besluit

Op basis van het voorstel neemt de Autorisator een besluit om een wijzigingsverzoek al dan niet door te voeren. Bij het vaststellen van het besluit kan de Autorisator de Functioneel Beheerder raadplegen indien afstemming gewenst is. De Functioneel Beheerder kan voor desgewenst voor nadere afstemming contact opnemen met de Gebruiker van wie het wijzigingsverzoek afkomstig is.

De Autorisator kan om verschillende redenen het besluit nemen om een wijzigingsverzoek niet te realiseren zoals onvoldoende bereidheid tot implementatie en het ontbreken van financiën voor de realisatie. Bij grote aanpassingen waarvoor extra resources beschikbaar moeten worden gesteld, is de Autorisator verantwoordelijk voor de afstemming met de Houder.

In het wijzigingsbeheersysteem hebben de personen die de rol van Autorisator vervullen de mogelijkheid een reactie te geven op het wijzigingsverzoek en daarbij behorende voorstel van de Functioneel Beheerder. Dit is mogelijk door een reactie te plaatsen bij het desbetreffende wijzigingsverzoek. Op deze wijze is het standpunt van de verschillende personen die de rol van Autorisator vervullen alvast inzichtelijk alvorens het uiteindelijke besluit wordt vastgesteld. Het uiteindelijke besluit zal vervolgens in een overleg, waaraan alle personen die de rol van Autorisator vervullen deelnemen, genomen worden. Dit kan zowel een schriftelijk, telefonisch- als fysiek overleg zijn. In de aanvullende beheerafspraken is vastgelegd op welke momenten en in welke vorm overleg plaatsvindt. De Autorisator koppelt het uiteindelijke besluit terug naar de Functioneel Beheerder.

Voor urgente problemen die gevolgen hebben binnen de operationele omgeving, vindt het vaststellen van het besluit ad-hoc plaats en niet volgens de momenten zoals vastgelegd in de aanvullende beheerafspraken. De Functioneel Beheerder brengt dergelijke problemen bij de Autorisator onder de aandacht en draagt zorg voor een spoedige afhandeling in samenspraak met alle betrokken partijen.

3.3 Registreren besluit

De Functioneel Beheerder registreert het door de Autorisator teruggekoppelde besluit in het wijzigingsbeheersysteem. De Autorisator blijft verantwoordelijk voor het genomen besluit.

3.4 Sturen besluit

De Functioneel Beheerder koppelt het genomen besluit terug naar de Gebruiker die het wijzigingsverzoek heeft ingediend. Tevens draagt de Functioneel Beheerder zorg voor het inzichtelijk maken van het besluit voor de andere Gebruikers van de standaard. De wijze en frequentie waarop dit gebeurt, is vastgelegd in de aanvullende beheerafspraken.

4. Realisatie

Indien besloten is het wijzigingsverzoek te realiseren, wordt overgegaan tot realisatie van de aanpassing. Het moment waarop de aanpassing gerealiseerd wordt, kan per standaard en aanpassing verschillen. De Functioneel Beheerderstemt dit af met de Autorisator.