Zelfscan helpt zorgorganisaties bij gestandaardiseerd uitwisselen van zorggegevens

Een scan die zorgorganisaties ondersteunt bij het implementeren van gegevensuitwisselingen en het bereiken van interoperabiliteit. Dat is wat Nictiz en het ministerie van VWS voor ogen hebben. Ik onderzocht, in het kader van mijn afstudeerstage, hoe we deze volwassenheids-zelfscan (VH-zelfscan) kunnen ontwikkelen. Wat vindt men belangrijk om uit te vragen bij deze scan? En wat zijn de wensen van de zorgorganisaties aan de VH-zelfscan? Ik deed een aantal interessante ontdekkingen en formuleerde op basis daarvan enkele aanbevelingen.

Het programma EGIZ zorgt ervoor dat vier geprioriteerde gegevensuitwisselingen een wettelijke verplichting krijgen. Om te onderzoeken hoe volwassen het zorgveld is voor een van deze gegevensuitwisselingen is het Dutch Interoperability Maturity Model ontwikkeld. Dit wordt ook wel volwasssenheidsscan genoemd en is gebaseerd op het lagenmodel van Nictiz en het Continuity of Care Maturity Model van de HIMSS. Met een vragenlijst gebaseerd op alle lagen van het lagenmodel beoordeelt een algoritme de mate van ‘volwassenheid’.

Mijn idee is om de zelfscan te baseren op de DIMM en te laten aansluiten op de wensen van het zorgveld. Ik onderzocht enerzijds welke belangrijke factoren invloed hebben op de implementatie van gegevensuitwisselingen en het creëren van interoperabiliteit. En anderzijds wat de wensen van het zorgveld zijn aan de VH-zelfscan. Ook was ik benieuwd in hoeverre er draagvlak is voor de scan. Hiervoor hield ik diverse interviews en organiseerde ik een focusgroepsdiscussie waarvan de participanten werkzaam zijn in zorgorganisaties, ondersteunende organisaties zoals RSO’s, VWS, en Nictiz. De participanten hadden een functie als bestuurder, adviseur, projectleider, CMIO, informatiearchitect, klinisch informaticus en zorgverlener. Ik wil graag mijn meest opvallende bevindingen met jullie delen. Gecategoriseerd in drie thema’s, zie daarvoor onderstaande afbeelding.

Een van de randvoorwaarden was dat je de VH-zelfscan in moet invullen met als doel maximale impact te hebben binnen je organisatie. Een doel kan zijn: gereed zijn voor een bepaalde verplichte gegevensuitwisseling vanuit de Wegiz. Participanten gaven aan dat de uitkomst van de VH-zelfscan inzicht moet geven in de volwassenheid per laag, de zogenoemde gaps moet identificeren en verbeterpunten aan dient te geven. De vragen van de VH-zelfscan behoeven soms wat meer uitleg, bijvoorbeeld over wie binnen de organisatie de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden. Ook vond men het wenselijk uitkomsten onderling tussen zorgorganisaties te delen om van elkaar te leren. Mijn advies is om dit niet vanuit de VH-zelfscan te faciliteren aangezien de uitkomst subjectief is.

Zachte factoren blijken essentieel

Organisatorisch bleken de zogenoemde zachte factoren, zoals kennis en houding, essentieel te zijn. Kennis over interoperabiliteit, de voordelen van interoperabiliteit en rollen van personen ten opzichte van het lagenmodel bleken essentieel en zijn momenteel onvoldoende duidelijk. Daarnaast bleek de houding van voornamelijk zorgverleners en het bestuur van belang. Voor zorgverleners voor implementatie in het zorgproces en bij het bestuur voor het vrijmaken van middelen. Om draagvlak te creëren is de aanwezigheid van een kartrekker stimulerend. Denk bijvoorbeeld aan een CMIO. Ik vond het opmerkelijk hoe belangrijk participanten dit vonden, ondanks dat deze factoren lastig uit te vragen en te bepalen zijn.

Mijn meest opmerkelijke constatering: technologische factoren blijken geen belemmerende invloed te hebben op de implementatie van informatiestandaarden, zo lang de softwareleverancier het maar faciliteert. Vrijwel alle participanten noemen (het managen van) leveranciers als belangrijke factor bij de implementatie van informatiestandaarden. Daarmee kun je veel bereiken en ben je beter op de hoogte van de ontwikkelrichting van leveranciers. Wat betreft de technologische factoren zag men de IT-infrastructuur vooral als stimulerende factor.

“Een paar partijen willen voorop lopen, maar niemand wil achterblijven”

Wat betreft de externe omgevingsfactoren bleef één quote me vooral bij: “In Nederland zijn maar een paar partijen die voorop willen lopen, maar niemand wil achterblijven.” Tijdens de interviews werd duidelijk dat het voor zorgorganisaties momenteel moeilijk is een ontwikkelrichting te kiezen. Er is niet altijd een gezamenlijke richting, maar daar blijkt wel behoefte aan. Veel participanten gaven aan markt- of productregulatie te willen en de huidige wet- en regelgeving zeker terug te willen zien in de VH-zelfscan. Ook wees men erop dat de VH-zelfscan als checklist kan worden toegepast voor de implementatie van een bepaalde gegevensuitwisseling en dat wet- en regelgeving daarbij niet mag ontbreken. Tot slot bleek de samenwerking met anderen zorgorganisaties belangrijk te zijn voor bijvoorbeeld het inzien van de meerwaarde van interoperabiliteit.

Hoe kunnen we de zelfscan nog beter maken?

De huidige VH-zelfscan moet op enkele punten worden aangepast wat betreft randvoorwaarden en inhoud. Naar aanleiding van mijn bevindingen wil ik adviseren om de VH-zelfscan te richten op een specifiek type gegevensuitwisseling, meer uitleg te geven bij de vragen en duidelijk te maken wie de vraag invult binnen een organisatie. Ook lijkt het me een goed idee om extra onderwerpen toe te voegen aan de VH-zelfscan ten opzichte van de volwassenheidsscan over focus, kennis, attitude, leveranciersafhankelijkheid en leveranciersmanagement. Vanuit de participanten blijkt dat er veel draagvlak is voor de VH-zelfscan die ontwikkeld kan worden. Zo werd de scan onder andere behulpzaam en zeer waardevol genoemd. Men wil de scan graag uitvoeren om verder te komen en om een innovatieproces in de eigen organisatie te starten. Erg enthousiasmerend om te zien!

In de bovengenoemde tekst heb ik alleen de belangrijkste en meest opvallende resultaten binnen het onderzoek benoemd. Benieuwd naar de overige resultaten of heb je vragen over het onderzoek? Neem dan contact op met mij via LinkedIn of met Nienke Hooghiemstra.